退職を決意してから最初に悩むことのひとつが「退職届の書き方」です。そして、その書き方の中でも意外と多い疑問が「退職届にシャチハタは使っても大丈夫なのか」という点ではないでしょうか。
結論からいうと、法的には退職届に押印は必要ではないため、シャチハタでも問題ない場合もあります。ですが、慣習や会社の就業規則によっては、シャチハタが好まれないケースや、実際に押印が求められるケースも存在します。さらに、印鑑の種類や押印位置などのルールを知らないと、会社側とのトラブルに発展しかねません。
本記事では「退職届 シャチハタ」というキーワードを中心に、退職届における印鑑の必要性や、もしシャチハタを使用する場合の注意点などを詳しく解説します。さらに、退職手続きを進めるうえで不安や面倒がある場合に検討したい「退職代行サービス」についてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
退職届に印鑑は必要なし
多くの人が誤解しやすいのが「退職届には印鑑を押さないと無効になるのでは？」という点です。しかし、退職の意思表示は口頭でも効力があるとされており、あくまで法的には書面や印鑑を求める規定はありません。
就業規則や慣行によるケースが多い
とはいえ、会社によっては「退職願・退職届は必ず書面で提出」「押印必須」というルールを定めているところがあります。これは法的な強制力があるわけではなく、あくまで企業側の就業規則や慣行によるものです。実際には、口頭で退職を伝えたあと、形式的に退職届を提出するケースが一般的でしょう。
もし勤務先の規定や上司の指示で「退職届に押印をしてほしい」と言われた場合は、会社のルールに従っておくのが無難です。特に円満退職を望むなら、印鑑を押すかどうかで揉めるよりも、素直に従う方がトラブルを避けやすいでしょう。
退職届に押す印鑑の種類
退職届への押印が必要となった場合、基本的には認印・実印・銀行印のいずれかを使用するのが一般的です。それぞれの特徴を押さえておきましょう。
使用可能な印鑑
認印
認印は退職届に使用するのが最も一般的で適切な選択です13。認印とは、自分の姓が刻印されている印鑑のうち、実印として登録されていないものを指します。ホームセンターや文房具店で購入できる一般的な印鑑がこれに該当します。
使用すべきでない印鑑
シャチハタ
シャチハタは退職届には不適切です。理由として以下が挙げられます
- 本人が押したことを証明しにくい
- 印影の形が一定でない
- インクが経年劣化により消えやすい
実印
実印は退職届には使用すべきではありません。個人情報漏洩のリスクがあるため、不動産取引など必要な場合以外では使用を避けるべきです。
拇印（母印）
拇印は印鑑を持ち合わせていない緊急時に使用するものであり、退職届のような事前に準備できる書類には不適切です。
退職届の印鑑はどこに押すのか
退職届に押印を求められる場合、押す場所にも一応のルールがあります。大きく分けて以下の2つです。
- 氏名の右側（もしくは上）
退職届の本文の最後に自分の氏名を手書きし、その右側、または上部に印鑑を押すパターンが一般的です。 - 捺印欄が設けられている場合
会社の指定フォーマットや退職届のテンプレートに、あらかじめ「捺印欄」が設けられている場合は、その欄の枠内に押印します。
押印するときは、枠からはみ出さないように、朱肉がしっかり付いた鮮明な印影を残すことが大切です。かすれたり、二重押しになっていると「押し直し」を求められる場合がありますので注意しましょう。
退職届にシャチハタを使用する場合の注意点
ここまでで触れたように、法律上は退職届に印鑑の押印がなくても意思表示としての効力は有効とされています。しかし、会社側の受け取り方や慣習によっては、「シャチハタによる押印が失礼」と捉えられる可能性があります。
シャチハタが避けられる理由
- 印影が変わりやすい
シャチハタはゴム印の一種であり、長期間使っていると印面がすり減って印影が変わる場合があります。公的な信用度としては低いとみなされがちです。 - 偽造防止の観点が弱い
既製品として大量生産されているケースも多く、認印以上に本人確認の信頼性が低いと判断されることがあります。 - ビジネスマナーの問題
形式上、就業規則や慣習において、重要書類や正式な文書にはシャチハタを使わないことが一般的とされています。そのため、「重要書類にシャチハタは失礼」と感じる上司や人事担当者もいるでしょう。
シャチハタを使うメリットとリスク
- メリット
- 朱肉を不要とするため手軽に押せる
- スタンプ台が必要なく、外出先でも簡単に押印できる
- リスク
- 会社によっては受理されない可能性がある
- 無用なトラブルの原因になるかもしれない
結局のところ、会社がシャチハタを受理してくれるかどうかがポイントです。もし使用を避けるよう指示された場合は、無理に使わずに認印など一般的に受け入れられやすい印鑑を用意しましょう。
退職届をパソコンで作成する場合
近年では、テンプレートをダウンロードして退職届をパソコンで作成し、印刷して提出する方も増えています。パソコンで作成すること自体は問題ありませんが、以下の点を押さえておくとスムーズです。
用紙や文字
- 用紙サイズ
多くの場合はA4用紙を使用します。会社で指定がある場合はそれに従いましょう。 - 文字フォント・サイズ
明朝体やゴシック体など一般的なフォントで、読みやすい文字サイズを選択しましょう。提出先の会社が厳格でなければ、そこまで細かい指定はないことがほとんどです。
押印の方法
- 印鑑をスキャンして貼り付けるのは避ける
退職届に押す印鑑は「現物の印影」が原則です。PC上で印影を画像として貼り付けるのは好まれません。紙を印刷してから、実際に認印などを押すのが無難です。 - 押印そのものが不要な場合もある
前述の通り、退職届の押印が不要なケースもあります。会社の慣行や指示に合わせて作成しましょう。
電子メールや電子署名での退職届は？
昨今では「ペーパーレス化」の流れから、メールで退職の意思を伝える人もいます。しかし、多くの会社ではいまだ紙ベースでの提出を求めるところが多いのが現実です。法的には口頭でも退職意思を伝えられますが、証拠の残りやすさやトラブル防止の観点から、書面の退職届を準備した方がリスクが少ないでしょう。
まとめ
退職届にシャチハタを使うことは法律上問題ありませんが、実際には会社によって慣習や受け取り方が異なります。基本的には、「退職届 印鑑」＝認印で十分と考えておくとよいでしょう。どうしてもシャチハタを使いたい場合は、就業規則や上司・人事担当者の反応を見ながら慎重に判断する必要があります。
もし、退職を伝える段階で上司と揉めたり、引き止めが強かったりする場合には、退職代行サービスを利用するという選択肢もあります。退職代行サービスなら、会社とのやり取りを代行してくれるため、直接交渉するストレスを大きく軽減できます。特に以下のような方は検討してみる価値があるでしょう。
- 上司や同僚に退職を伝えづらい
- 退職届を出した後も執拗に引き止められる
- 就業規則を盾に無理をさせられている
- 精神的に追い込まれており、出社するのもつらい
退職は人生の大きな転機です。手続きひとつでトラブルを起こさないためにも、今回ご紹介したポイントをしっかり押さえたうえで、ぜひスムーズに退職を実現してください。もし一人では難しいと感じたら、ためらわずに退職代行サービスも視野に入れてみましょう。あなたが納得のいく形で退職できるよう、少しでも参考になれば幸いです。
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